II. Organización

Si observamos cómo se desarrolla la vida de todo organismo social y principalmente la de aquellos que, como la empresa, forma el hombre libremente, podemos distinguir dos fases o etapas principales. La comparación con lo que ocurre en la vida de los organismos físicos podrá aclararnos mejor estas dos fases.

La primera etapa. Se refiere a la estructuración o construcción del organismo. En ella, partiendo de una célula, se van diferenciando y definiendo los tejidos y órganos, hasta que se llega a integrar el ser en toda su plenitud funcional, apto ya para el desarrollo normal de las actividades o funciones que le son propias o específicas.

La segunda etapa. Cuando ya está totalmente estructurado el organismo, desarrolla las funciones en toda plenitud, operaciones o actividades que le son inherentes, en toda su variada, pero coordinada complejidad, que tiende a realizar la vida de ese organismo.

De igual manera ocurre en un organismo social: en su primera etapa, partiendo de la iniciativa de una o pocas personas, todo se dirige a la estructuración de ese organismo social; cuando esta debidamente estructurado, existe una segunda etapa, que consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo, para lograr los fines propuestos.

Para efectos de una mejor comprensión de este tema se exponen a continuación algunos criterios de diversos autores acerca de las etapas del proceso administrativo:

Henry Fayol. Etapas: Previsión, organización, comando, coordinación y control.

Koontz & O'Donnell. Etapas: Planeación, organización, integración, dirección y control.

G. R. Terry. Etapas: Planeación, organización, ejecución y control.

Agustín Reyes Ponce. Etapas: Previsión, planeación, organización, integración, dirección y control.

Burt K. Scanlan. Etapas. Planeación, organización, dirección y control.

De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo, puede concluirse que, cuatro son las etapas básicas para su estudio y conformación de sus dos principales fases. Fase estática, compuesta por la planificación y la organización, en donde se da respuesta a los cuestionamientos de ¿Qué se va a hacer? y ¿Cómo se va a realizar? respectivamente.

La otra fase, la dinámica cuya implantación dentro de la empresa, permite ver con mayor claridad lo que al momento se esta haciendo y así mismo poder evaluar tales acciones, y aquí se encuentran las fases de dirección y control.

Otra razón por la cual se les ha dado en llamar fase estática y dinámica, es debido a la relación que se tiene con las personas. Generalmente en la fase estática se tiene poca o nula relación con personas, en tanto que en la fase dinámica, existe gran actividad e interacción con otros seres humanos.

I. Planeación.

¿Qué se entiende por Planeación?

La Planeación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier empresa, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede depàrar el futuro, se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacia dónde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.

La planeación define lo que pretende realizar la empresa en el futuro y cómo debe realizarlo. La planeación es la primera función administrativa, y se encarga de definir los objetivos para el futuro desempeño organizacional y decide sobre los recursos y tareas necesarias para alcanzarlos de manera adecuada. , con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en el futuro.

¿Cuál es la importancia de la Planeación?

· Propicia el desarrollo de la empresa.

· Reduce al máximo los riesgos.

· Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

El proceso de la Planeación:

Según varios autores hay diferentes criterios para planear:

Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben seguirse en la planificación, a saber:

1) Detección de una oportunidad.

2) Establecimiento de objetivos.

3) Consideración de las premisas de planificación.

4) Identificación de las alternativas.

5) Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.

6) Elección de una alternativa.

6) Elaboración de los planes de apoyo.

7) Elaboración del presupuesto.

Lourdes Munch Galindo y José Garcia Martinez proponen que para planear se pueden seguir los siguientes pasos:

1) Propósitos

2) Investigación

3) premisas (DOFA)

4) Objetivos

5) Estrategias

6) Políticas

7) Programas (gráfica de Gantt)

8) Presupuestos

Comparación de autores sobre: ETAPAS EN LA PLANEACIÓN

AUTOR KOONTZ, Harold;

1.ESTAR AL TANTO DE LAS OPORTUNIDADES (MATRIZ DOFA)

Diagnóstico de la situación actual de la empresa

2. ESTABLECER OBJETIVOS O METAS

4. CONSIDERAR LAS PREMISAS

5. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS

6. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS

7. ELEGIR UNA ALTERNATIVA

8. FORMULAR PLANES DE APOYO

9. EXPRESAR LOS PLANES EN NUMEROS (PRESUPUESTOS)

AUTORES MUNCH GALINDO, Lourdes y GARCIA MARTINEZ, José

PROPÓSITOS

2. INVESTIGACIÓN

3. PREMISAS (DOFA)

4. OBJETIVOS

5. ESTRATEGIAS

6. POLÍTICAS

7. PROGRAMAS (GRÁFICA DE GANTT)

8. PRESUPUESTOS

Con el fin de comprender mejor el proceso de la planeación, así como de clarificar y ubicar algunos conceptos acerca del mismo, se estudiaran las etapas de la planeación y su terminología. Cabe mencionar que todavía no existe un criterio unificado en cuanto a los pasos a seguir para planear, pero la que se presenta se toma de varios autores y es, a juicio del Administrador Luis Fernando Dueñas Garzón, la más idónea, ya que proporciona una metodología sistemática que sirve como marco de referencia al desarrollar un plan.

PASOS PARA LA PLANEACION

(UNIFICANDO CRITERIOS DE VARIOS AUTORES)

1. PROPOSITO O MISION y VISON DE LA EMPRESA

2. DIAGNOSTICO

(MATRIZ DOFA)

Diagnóstico de la situación actual de la empresa: Investigación o Información.

3. ESTABLECER OBJETIVOS O METAS

4. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS

5. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS

6. ELEGIR UNA ALTERNATIVA

7. PROGRAMAS (GRÁFICA DE GANTT)

8. EXPRESAR LOS PLANES EN NUMEROS (PRESUPUESTOS)

II. Organización

II. ORGANIZACIÓN:

La organización es la función administrativa relacionada con la distribución de tareas a los equipos o departamentos. Por consiguiente, es el proceso de distribuir y asignar el trabajo, establecer la autoridad y distribuir los recursos entre los miembros de una empresa, para conseguir los objetivos fijados.

Organizar consiste en identificar y clasificar las actividades de la empresa; también involucra agrupar las actividades que conducirán a cumplir todos los objetivos impuestos, asignándole cada una de esas actividades a una persona en particular. (Delegar funciones).

Para esto es fundamental determinar que cargos hay disponibles y que perfil de trabajador se requiere para desempeñar la actividad determinada.

Una empresa puede organizarse por áreas, en las que una persona con autoridad y responsabilidad desempeña varias actividades específicas. Así mismo en una empresa se deben organizar las labores de tal forma que las personas conozcan sus funciones y sepan quien dirige o coordina los trabajos.

Elementos de la organización

División del trabajo: Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:

La primera: jerarquización, que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia.

La segunda: departamentalización, que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.

Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo de los objetivos.

En general, lo que hace toda empresa es agrupar sus actividades y personas de acuerdo con las funciones que realiza. Las funciones básicas de una empresa son:

Producción: creación y procesamiento de bienes y mercancías, incluyéndose su concepción, procesamiento en las diversas etapas, transformación, fabricación, manufactura de un producto, prestación de un servicio. 

Ventas: capacidad de encontrar clientes, pacientes, parroquianos, estudiantes o miembros que acepten un bien o un servicio a cierto precio o costo.

Finanzas: reunir y cobrar, guardar y gastar los fondos de la empresa.

La base de toda empresa es el organigrama o distribución de funciones por departamentos.

III. Dirección

III. LA DIRECCION:

La dirección representa la puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado. En consecuencia, la dirección es la función administrativa que incluye el empleo de la influencia para activar y motivar a las personas para alcanzar los objetivos empresariales. Se encarga de comunicar las tareas y motivar a las personas para que ejecuten las tareas esenciales.

¿Cuál es la importancia de la Dirección?

Notemos que la dirección es la parte "esencial" y "central", de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.

De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de las otras funciones administrativas (planeación, organización y control), si no se logra una buena ejecución, la cual depende directamente de una buena dirección. Por lo anterior se debe lograr ser buen líder.

El liderazgo tiene diferentes significados para varios autores. Harry Truman, presidente de Estados Unidos, decía que el liderazgo es la capacidad para hacer que los hombres (y las mujeres) hagan lo que no quieren hacer y que les guste hacerlo. Harold Koontz, autor del libro Elementos de Administración, define el liderazgo como la influencia, es decir, el arte o proceso de influir sobre las personas de tal modo que se esfuercen de manera voluntaria y entusiasta por alcanzar las metas de sus grupos. Idealmente, las personas deben estar motivadas para aplicar en el trabajo no nada más su voluntad, sino también celo y confianza. El celo es ardor, seriedad e intensidad en la ejecución del trabajo; la confianza es resultado de la experiencia y la pericia técnica.

Pero ¿Cómo lograr estos resultados en los trabajadores? La respuesta es, por medio de la motivación.

IV. EL CONTROL:

El control representa el acompañamiento, monitoreo y evaluación del desempeño empresarial para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, lo organizado y dirigido; de modo que se puedan conseguir los objetivos y emprender los ajustes necesarios para corregir los desvíos.

Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente".

En tanto que James Stoner manifiesta que "el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas".

El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeño se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El término control tiene una connotación negativa para la mayoría de las personas, pues se le asocia con restricción, imposición, delimitación, vigilancia o manipulación.

Importancia.

El control es función de todos los administradores, desde el Presidente de una compañía hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos los administradores encargados de la ejecución de planes. Aunque el alcance del control varía de un administrador a otro, los administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones administrativas esenciales en cualquier nivel.

En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de suma trascendencia el control en una empresa:

· Contribuye a medir y corregir la labro ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propósitos.

· Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado.

· Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa.

· Se constituye para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdo a la planificación.

Áreas estratégicas de control.

El desempeño clave o las áreas claves de resultados son aquellos elementos de la unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad o empresa logren el éxito.

Estas áreas, por regla general, involucran las principales actividades de la empresa, o grupos de actividades relacionadas que se presentan a lo largo de toda la empresa. Algunas áreas básicas de resultados son áreas como producción, finanzas, mercadeo, recursos humanos y contabilidad.

Estas áreas básicas de resultados, a su vez, son utilizadas para definir normas y sistemas de control más detallados.

En las empresas de hoy, muchas áreas clave de resultado (ACR) son interfuncionales. Una empresa podría definir sus ACR para un equipo dirigido hacia el servicio a los clientes, en términos de las respuestas proporcionadas por los clientes en una encuesta de servicios.

Control Gerencial y Operativo.

El control gerencial es responsabilidad de los altos niveles dentro de la empresa, generalmente recae en el Gerente General de la compañía, ya que son éstos los que llevan a cabo este tipo de control, y consiste en asegurarse de obtener los recursos necesarios y utilizarlos eficientemente en el logro de los objetivos de la organización.

Algunas características son:

· Focalizar la acción a los programas o las unidades organizacionales.

· La información debe comparar lo planeado con lo realizado.

· Se encuentra inmerso en todas las actividades de la empresa.

· Es periódico, programado, rítmico.

· Debe ser íntegro.

El control operativo es responsabilidad de los Gerentes de nivel medio como aquellos que realizan funciones de supervisión en los niveles inferiores o primer nivel. Es el proceso mediante el cual la organización se asegura de que las tareas específicas sean realizadas con efectividad.

El Proceso del Control

Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, ya sea dinero en efectivo, procedimientos rutinarios de oficina, calidad del producto o cualquier otra acción dentro de la empresa. Entonces, es necesario aclarar, que para ejercer el proceso de control en una organización, y sin importar que se va a controlar, existen tres pasos básicos que son:

1) establecimiento de normas, parámetros y métodos;

2) medición del desempeño o resultado obtenido y

3) Ejecución de las acciones correctivas.

1) Establecimiento de normas, parámetros y métodos: Acá se encuentran incluidos todos los estándares o unidades de medición que se establezcan en la Planificación, y por lo tanto, la cantidad de unidades a producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad, etc. Sin embargo, puesto que los planes varían en lo que se refiere a su grado de detalle y complejidad, y dado que por lo general los administradores no pueden vigilarlo todo, es preciso establecer normas especiales. Por definición, normas son sencillamente criterios de desempeño. Esto significa que el establecimiento de normas se vuelve en establecer las metas y objetivos que quieren alcanzar los administradores de la organización. Estas deben definirse en términos claros y mesurables, que indiquen plazos de tiempo determinados. Solamente de esta forma las metas se pueden evaluar con más facilidad en lo que concierne a cumplimiento y utilidad. Además, los objetivos bien definidos se pueden transmitir con facilidad, así como traducirlos a parámetros y métodos que se puedan usar para cuantificar el rendimiento.

2) Medición del desempeño o resultado obtenido: aunque no siempre practicable, la medición del desempeño basada en normas debe realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a manera que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede predecir en ocasiones probables incumplimientos de las normas o desviaciones de las mismas, pero aún en ausencia de esa posibilidad, todo incumplimiento debe percibirse lo más anticipadamente posible. Esta fase del proceso de Control consiste en revisar que lo establecido a través de los estándares y objetivos en el paso anterior, se estén logrando como lo planificado. Este es un proceso repetitivo por lo que se debe evitar que pase mucho tiempo entre una medición y otra. Si los resultados corresponden a lo establecido, todo está bajo control.

3) Ejecución de las acciones correctivas: Esta etapa es necesaria sobre todo si el desempeño no cumple con los niveles establecidos y el análisis indica que se requiere una intervención. Las medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente.

En consecuencia, las desviaciones se pueden corregir:

· Rediseñando los planes o modificando las metas.

· O bien, pueden corregirse ejerciendo la función de organización, ya sea reasignando o aclarando deberes y tareas.

· También pueden corregirse utilizando personal adicional, mediante una mejor selección y capacitación de los empleados.

· Haciendo uso de la medida más radical dentro de una empresa: el cesamiento del empleado.

· Ejerciendo técnicas efectivas de liderazgo y motivación, como las detalladas en este curso.